1．売上UPの裏で…受注処理パンク寸前！？

「毎日、受注処理に追われて大変…」「セール時は普段以上の注文が入り、気がつけば深夜…」そんなネットショップ店長さん、スタッフさんの悲鳴が聞こえてきそうです。
手作業での受注処理って、本当に大変ですよね。入力ミス、メールの誤送信、発送漏れ…一つ間違えれば購入者様からの信頼を失ってしまうかもしれません。
また、購入者様からご注文をいただいても「うちのチーム、結局あの人にしか分からない…」なんてこと、ありませんか？ 属人化が進むと、担当者が休んだら業務がストップ！なんてことにもなりかねません。

受注管理システムをうまく活用することで、そんなお悩みを解決することができるかもしれません。
「でも受注管理システムって、なんだか難しそう…本当にうちのショップに必要なの？ 」 そんな疑問を抱えているあなたに、ぜひ読んでいただきたいのがこの記事です。

2．受注管理システム導入を検討すべきタイミングとは？

「システム導入って、いつが良いタイミングなの？」そう思いますよね。一つの目安は、多店舗展開を始めた、もしくは2店舗以上に店舗拡大したタイミングでしょうか。
例えば、複数のモールで販売を始めると、それぞれの受注情報をまとめるのが大変になります。また、チームで分担して業務を行う場合、誰が何をしているのかを把握するのが難しくなります。 「うちはまだ規模が小さいから…」そう思っている方も、ちょっと待ってください！ 業務がパンクする前に、早めの対策を講じることが大切なんです。

一つ目安として、弊社サービスの受注管理システム「Robot-in」をお申込いただく店舗様の場合、店舗数は3-4店舗に展開しており、月の受注件数は600件前後のタイミングでシステム検討をされる傾向があります。（※）
もちろん、商品数やスタッフの人数によっても変わってきます。 受注件数が1000件以上で自社管理に限界を迎えた店舗様や、月200－300件でも今後の店舗拡大を見据えて事前に検討される店舗様が多くいらっしゃいます。
※2024年「Robot-in」利用者実績

3．自社にあったシステムを見極める要素とは？

「システムって色々あるけど、どれを選べば良いの？」そう悩みますよね。 まず、多店舗展開をしているショップさんには、各店舗の受注を一元管理できるシステムがおすすめです。 例えば、ネットショップの運営に慣れていないスタッフが多い場合は、初心者でも直感的に操作できるシステムがおすすめです。

また、複数人で、事務所や倉庫など、色々な場所で作業をする場合は、場所を選ばずに、誰でも使えるクラウド型のシステムが便利です。

一方、将来的に事業を拡大したいと考えている場合は、拡張性のあるシステムを選ぶのがおすすめです。API連携などが充実していると、他のシステムとの連携もスムーズに行えます。

【お悩み別】おすすめのシステム特徴

4．導入前に知っておきたい注意点：成功へのカギ

「よし、システムを導入しよう！」と思っても、ちょっと待ってください！ 導入前に確認すべきポイントがいくつかあります。
まず、必要な機能が揃っているかを確認しましょう。自社の業務に必要な機能がなければ、導入しても意味がありません。 例えば、自動メール送信機能や送り状連携機能など、自社の課題を解決できる機能があるかを確認しましょう。

次に、費用です。初期費用、月額費用、オプション費用など、トータルでいくらかかるのかを把握し、導入によって削減できるコストや得られる効果と比較して、費用対効果を検討しましょう。 無料トライアル期間を利用して、実際に操作感を試してみるのもおすすめです。

また、導入前後のサポート体制も重要です。導入時の設定サポートや、運用中のトラブル対応など、サポート体制が充実しているか確認しましょう。 電話やメールだけでなく、チャットなど、様々なサポート手段があると安心です。そして、セキュリティ対策も重要です。お客様の個人情報を扱うため、セキュリティ対策が万全なシステムを選びましょう。

システム選び、導入、運用で成功するためのポイント

• 自社の課題に合ったシステムを選ぶ
• 無料トライアルやデモを活用する
• 導入後のサポート体制を確認する
• 初期設定や運用方法をしっかりと理解する

5．【導入事例】業務効率化で売上もアップ！

ここまで、受注管理システムの導入を検討すべきタイミング、自社に合ったシステムの見極め方、導入前に知っておきたい注意点、そして導入後の運用について解説してきました。受注管理システム導入は、業務効率化や人的ミス削減を通して、店舗様の運営をサポートするツールのひとつとして、お役立ていただけます。 最後に、実際に弊社の受注管理システムを導入した企業の事例を2つご紹介します。

1．下町バームクーヘン 楽天市場店 様

導入前は受注処理に多くの時間を要していましたが、「Robot-in」を導入後、受注数が3倍4倍に増えても、処理時間は半分に短縮されました。「セール時でも定時内にすんなり終わるようになりました」との声をいただいています。

2．コプリナ楽天市場店　様

一元管理システム「BOSS」を導入後、受注処理業務にかかる時間が大幅に削減されました。「半日かかっていた受注処理業務が導入後は1時間くらいになり、売上のことを考える時間に回せるようになりました」というお声をいただいております。

受注管理システム導入のメリット

• 業務効率化：受注処理時間が大幅に短縮、商品企画や顧客分析、SNSでの情報発信など、より創造的な業務への集中が可能に
• 人的ミスの削減：誤送信や発送漏れのリスクが低減
• 顧客満足度の向上：迅速な対応が可能に

ぜひこの機会に、今の業務で困っていること、悩んでいることを整理してみてください！ そして、その解決策として、受注管理システムという選択肢を検討してみませんか？

※本コラムは、RMSサービススクエア参加企業様にご提供いただいた記事です。内容は各社、独自の知見に基づくものであり、楽天グループ株式会社としての公式見解を示すものではありません。 記事内容に関するご質問やお問い合わせは、直接企業様へお願いいたします。また、具体的な施策の実施にあたっては、担当ECコンサルタントまたは店舗運営Naviにて最新の情報をご確認ください。