「注文が入ったのは嬉しいけど、その後の作業が大変で……」
「複数店舗を運営していると、それぞれの受注処理に時間がかかってしまう」
楽天市場の店舗運営において、受注処理は避けて通れない重要な業務です。
しかし、手作業での処理には多くの時間と手間がかかり、ミスが発生するリスクも伴います。
特に、注文が増えれば増えるほど、その負担は大きくなるばかり。
そんなお悩みを解決し、店舗運営を効率化してくれるのが「受注管理システム」です。
「受注管理システムって何？」「うちの店舗にも必要なのかな？」と感じている方もいらっしゃるかもしれません。
この記事では、受注管理システムの基本、導入することで得られるメリット、そして導入までのステップを、分かりやすく解説していきます。
この記事を読めば、受注管理システムがあなたの店舗運営の強力な味方になることを実感し、
業務効率化への第一歩を踏み出すきっかけになるはずです。ぜひ最後までご覧ください。
目次
受注管理システムとは？その役割と基本的な機能
受注管理システム（Order Management System、通称OMS）とは、
ECモール等で受けた注文に関する一連の業務を効率的に行うためのシステムのことです。
楽天市場をはじめとするECサイトでは、お客様からの注文が入ると、
その後の「注文内容の確認」「在庫の引き当て」「発送作業」「問い合わせ対応」など、様々な業務が発生します。
これらを、手作業ではなくシステム上で一元的に管理し、自動化・効率化してくれるのが受注管理システムなのです。
主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
| 注文情報の一元管理 |
楽天市場だけでなく、複数の EC サイトからの注文情報を 一つの画面でまとめて管理できます。 |
|
|---|---|---|
| 受注・在庫情報の一元管理・自動連携 | 注文が入ると自動的に在庫数を更新し、機会損失や過剰販売を防ぎます。 | |
| 出荷情報連携 | 出荷情報を倉庫管理システム等と連携し、スムーズな出荷対応を行えます。 | |
| メール自動送信 | 注文確認メールや発送完了メールなど、定型的なメールを自動で送信できます。 | |
| 顧客情報管理 | 注文履歴や問い合わせ内容などを顧客ごとに管理し、リピーター育成にも役立ちます。 | |
▼受注管理システムの主な機能と連携例
なぜ受注管理システムが必要なの？導入するメリットを徹底解説
受注管理システムを導入することで、店舗運営に様々なメリットがもたらされます。ここでは特に重要なメリットを3つご紹介します。
メリット1：業務効率の大幅な向上とコスト削減
受注管理システム導入の最大のメリットは、日々の業務にかかる時間と手間を大幅に削減できる点です。 注文情報の入力、在庫の確認、メール送信といったルーティンワークをシステムが自動で行うため、 手作業で発生していた時間を他の重要な業務に充てられます。 これにより、残業時間の削減や人件費の抑制に繋がり、結果として運営コストの削減に貢献します。 注文数が増えれば増えるほど、この効率化の恩恵は大きくなります。
メリット2：ヒューマンエラーの防止と顧客満足度の向上
手作業での受注処理は、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを常に伴います。 例えば、誤った商品を発送したり、発送が遅れたりすると、お客様からの信頼を失い、クレームに繋がる恐れもあります。 受注管理システムは、これらの作業を自動化・システム化することで、人為的なミスを大幅に削減します。 正確かつ迅速な対応は、お客様からの信頼を高め、結果として顧客満足度の向上に貢献します。
メリット3：複数店舗運営の効率化と事業拡大への貢献
楽天市場以外にも、自社サイトや他のECモールで店舗を運営している場合、それぞれのプラットフォームで受注処理を行うのは非常に手間がかかります。 受注管理システムを導入すれば、複数のECサイトからの注文情報を一元的に管理できるため、各店舗の受注状況をまとめて把握し、一括で処理することが可能です。 これにより、複数店舗間の在庫連携もスムーズになり、販売機会の損失を防ぎます。 事業を拡大し、多店舗展開を考えている店舗様にとって、受注管理システムは欠かせないツールと言えるでしょう。
受注管理システム導入で業務はどう変わる？具体的な活用例
実際に受注管理システムを導入すると、日々の業務がどのように変化するのか、具体的な活用例を見ていきましょう。
活用例1：注文処理の自動化で、発送までの時間を短縮
以前は、楽天市場の注文情報を手動でダウンロードし、在庫確認や送り状作成を手作業で行っていました。 注文が多い日は発送が遅れることも。システム導入後は、注文が自動で取り込まれ、在庫が引き当てられ、 すぐに出荷業務を開始できるようになりました。これにより、注文から発送までの時間が大幅に短縮され、 お客様へ商品をスピーディーにお届けできるようになり、「発送が早い！」というお声も増えました。
活用例2：複数店舗の在庫を一元管理し、販売機会を最大化
楽天市場と自社ECサイトを運営しており、以前はサイトごとに在庫を管理していたため、売り越しトラブルが頻発していました。 受注管理システム導入後は、両サイトの在庫がリアルタイムで連携されるようになり、どちらかで商品が売れると、 もう一方の在庫数も自動で更新されます。これにより、在庫の二重計上や売り越しが解消され、より正確な在庫情報を表示できるようになりました。 お客様への信頼性も向上し、販売機会の損失を防ぎ、売上アップにも繋がっています。
活用例3：顧客対応の質を向上させ、リピーターを育成
以前は、お客様からの問い合わせ時に、過去の注文履歴を確認するのに手間取り、お客様をお待たせすることがありました。 システム導入後は、注文履歴や問い合わせ内容が顧客ごとに一元管理されるため、お客様の状況を素早く把握し、的確な回答をスムーズに行えるようになりました。 これにより、顧客対応の質が格段に向上し、お客様一人ひとりに寄り添ったきめ細やかな対応が可能に。結果として、リピーター育成にも効果を発揮しています。
いざ導入！失敗しないための受注管理システム選びと導入ステップ
受注管理システムは種類が多く、どれを選ぶか迷うかもしれません。ここでは、失敗しないための選び方と、導入までのステップをご紹介します。
失敗しないための受注管理システム選びのポイント
1. 自社の目的とEC展開に合っているか: どのような業務を効率化したいのか、これから展開予定のモールなど、今後のEC戦略に合った機能や拡張性があるかを確認しましょう。2. 費用対効果はどうか: 月額・初期費用と、導入メリット（時間短縮、ミス削減）を比較検討しましょう。無料トライアルの活用もおすすめです。
3. サポート体制は充実しているか: 導入後の操作やトラブル時に、迅速で丁寧なサポートを受けられるかを確認しましょう。
4. 他システムとの連携性: 利用中のカートシステムや倉庫管理システム、その他既存システムとの連携が可能かどうかも確認しておくと、業務がよりスムーズになります。
▼比較ポイントの例
受注管理システム導入のステップ
STEP 1.現状の課題とニーズの洗い出し: 現在の受注処理業務で困っていることや、システムに求めることを具体的に書き出します。
STEP 2.情報収集と候補システムの選定: 上記ポイントを参考に、複数のシステムを比較検討し、候補を絞り込みます。資料請求や無料トライアルを活用しましょう。
STEP 3.デモンストレーション・無料トライアルの実施: 候補システムのデモを受けたり、無料トライアルで操作感を試したりして、自社の業務にフィットするか確認します。
STEP 4.契約・導入: システム決定後、契約し導入作業に入ります。初期設定、楽天市場との連携設定、データ移行などを行います。
まとめ：受注管理システムを活用して、店舗運営をもっと快適に！
受注管理システムは、単なる業務効率化ツールではありません。 受注処理にかかっていた時間や手間を削減することで、店舗様は「どうすればもっとお客様に喜んでもらえるか」「どうすればもっと売上を伸ばせるか」といった、 本来時間をかけるべき戦略的な業務に集中できるようになります。
例えば、新商品の企画・開発、魅力的な商品ページの作成、効果的な販促施策の検討、
お客様へのきめ細やかなフォローアップなど、店舗の成長に直結する活動に注力できる時間が増えるでしょう。
楽天市場の店舗運営は、いかに効率的かつ質の高いサービスを提供できるかが成功の鍵を握ります。
受注管理システムは、その強力なサポーターとして、あなたの店舗運営を次のステージへと導いてくれるはずです。
どんな受注管理システムがあるのか、ぜひRMSサービススクエアをチェックしてみてください！
よくある質問：受注管理を効率化したい
